Kamax: Wdrożenie SAP ERP

Firma na nowych torach


Kamax: Wdrożenie SAP ERP

Kamax, lider w produkcji zderzaków do taboru kolejowego, od stycznia 2005 r. kompleksowo użytkuje system SAP. O tym, co nowego SAP wniósł do zarządzania, rozmawiamy z Witoldem Rymarzem, Kierownikiem Projektu SAP, członkiem Komitetu Sterującego w firmie Kamax.

Co sprawiło, że firma odczuła potrzebę wprowadzenia systemu ERP? Czego brakowało?

Przede wszystkim informacji zarządczej. Informacji na czas i odpowiedniej jakości. Dodatkowymi czynnikami była potrzeba wprowadzenia systemu zarządzania i rozliczania produkcją oraz zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych.

Wybierali Państwo między różnymi systemami ERP, w ostatecznej rozgrywce znalazła się Axapta firmy Microsoft oraz SAP. Co przesądziło o wyborze SAP?

Jednym z kryteriów wyboru systemu ERP był warunek, by producent oprogramowania miał odpowiednie zaplecze finansowe, które pozwoliłoby na rozwój systemu przez następne lata. To kryterium dobrze spełniają wymienione przez Pana firmy. Podstawowym jednak warunkiem było nasze wymaganie dotyczące zakresu wdrożenia, a zwłaszcza zarządzanie produkcją oraz funkcje kontrolingowe. Tutaj funkcjonalności systemu SAP ERP były z naszego punktu zdecydowanie lepsze od konkurenta. Oczekiwane przez nas funkcjonalności są w standardzie mySAP ERP, należało je tylko na etapie wdrożenia odpowiednio skonfigurować. 

Dlaczego wdrożenie SAP zdecydowali Państwo prowadzić wraz z Grupą BCC? Z Poznania do Kańczugi jest ponad 500 kilometrów. Czy odległość nie była problemem we współpracy?

Podstawowym kryterium wyboru firmy wdrożeniowej był poziom świadczonych usług i kompetencje konsultantów. Mimo takiej odległości prace były realizowane zgodnie z ustalonym harmonogramem, zakresem i budżetem. Nie było przypadku, by konsultacje musiały być przekładane lub odwoływane z przyczyn logistycznych. Dzięki najnowszym technologiom część z prac była realizowana przez konsultantów zdalnie.

Podczas wdrożenia został w Kamaxie wykorzystany SPRINT. Co to dało? Jak odniósłby się Pan do opinii, że użycie takich rozwiązań utrudnia rozwój systemu w przyszłości?

System prekonfigurowany pozwala na skrócenie czasu wdrożenia a co za tym idzie zmniejszyć nakłady. Zdefiniowane w pakiecie SPRINT gotowe rozwiązania zmniejszają również nakład prac, jakie muszą wykonać członkowie zespołów roboczych.

W firmach średniej wielkości, gdzie liczba pracowników obsługujących dany obszar jest mała, pozwala to prowadzić wdrożenie bez zakłóceń w pracy firmy. Nasi pracownicy - członkowie zespołów roboczych, skupili się na procesach, a nie na implementacji tych procesów w systemie SAP. Oczywiście każda firma ma specyficzne dla siebie procesy biznesowe i dla takich procesów należy odpowiednio poszerzyć zakres wdrożenia. Nie podzielam opinii o utrudnieniach w rozwoju systemu w przyszłości.

Witold Rymarz, Kierownik Projektu SAP, członek Komitetu Sterującego, Fabryka Urządzeń Mechanicznych Kamax SA

Jak kadra menedżerska firmy – użytkownicy systemu – przyjęli nowe rozwiązanie? Mówi się, że uruchomienie systemu ERP to prawdziwa rewolucja…

Poprzedni system informatyczny obejmował większość obszarów w firmie i pracownicy mieli już doświadczenie w posługiwaniu się systemem komputerowym. Nowe rozwiązania w wielu przypadkach wymagały na początku dodatkowej pracy oraz pozbycia się starych nawyków. Jednak w miarę upływu czasu i nabierania wprawy przez obsługujących, zaczęli oni dostrzegać korzyści w eksploatacji nowego systemu.

Zasady rządzące wdrożonymi procesami ułatwiają i przyspieszają obsługę procesów oraz ograniczają możliwość popełnienia błędów. To powoduje, że pracownicy czują się pewnie przy wykonywaniu codziennych obowiązków. Nowy system daje kadrze zarządzającej dużo większe możliwości w dostępie do danych zgromadzonych w systemie. Rewolucją nazwałbym zmianę w sposobie pracy kadry zarządzającej, która teraz ma możliwość korzystania z wiedzy płynącej z analizy tych danych.

Wsparcie procesu planowania jest niejako „sercem” systemu. Jakie wskazałby Pan różnice w modelu planowania przed wdrożeniem SAP i obecnie?

Planowanie jest istotnie bardzo ważnym, ale i jednocześnie jednym z elementów trudniejszych do zaimplementowania. Ze względu na specyfikę naszej produkcji, musieliśmy dokładnie poznać mechanizmy planowania dostępne w systemie SAP. Wymagało to dodatkowego czasu. Jednak obecnie wiedza ta pozwala nam na tworzenie procesów produkcyjnych i danych do nich, zapewniających automatyczne generowanie zgłoszeń zapotrzebowania na materiały oraz tworzenie zleceń planowych. Przed wdrożeniem systemu SAP całość tych działań była opracowywana ręcznie.

Jakie nowe możliwości otrzymali menedżerowie w sferze zaopatrzenia?

Zgłoszenia zapotrzebowań na materiały, zgłoszone w SAP automatycznie i tworzone ręcznie, są przetwarzane w Biurze Zaopatrzenia na odpowiednie zamówienia. Kupowane surowce są przyjmowane na skład na podstawie wcześniej utworzonego zamówienia. System dba o to by na każdym etapie wprowadzane dane były poprawne. Od strony organizacyjnej system porządkuje proces zakupu, minimalizując możliwość popełnienia błędów. 

Wymierną korzyścią jest możliwość korzystania z raportów, które pozwalają na zarządzanie procesami zaopatrzenia w sposób umożliwiający minimalizację zapasów oraz identyfikację źródeł ponoszenia nieuzasadnionych kosztów.

Jak wygląda wsparcie systemu dla procesów produkcyjnych? Jakie można wskazać tu usprawnienia?

Usprawnienia to przede wszystkim pełne zarządzanie procesem produkcyjnym od fazy definiowania danych podstawowych, przez opracowanie marszrut i specyfikacji materiałowych, po przekazanie gotowego wyrobu na skład. Wszystkie te procesy są zintegrowane ze sobą, co pozwala na zmniejszenie ilości wprowadzanych danych.

Wdrożenie systemu mySAP ERP zmieniło dotychczasowy sposób pracy podczas wprowadzania do produkcji nowych wyrobów, wymuszając odpowiednią kolejność przygotowania danych. Integracja wszystkich procesów produkcyjnych pozwala na łatwe sterowanie i rozliczanie produkcją. Umożliwia to łatwe wychwycenie wszelkich różnic w kosztach wytwarzania.

Na ile szczegółowa wiedza o kosztach pomaga w decyzjach zaopatrzeniowych i sprzedażowych, które mają wpływ na rentowność firmy?

Wiedzę o kosztach i ich strukturze mieliśmy już w starym systemie, jednak dotarcie do niej wymagało dużego nakładu pracy oraz nie zawsze była dostępna na czas. Obecna struktura kosztów odzwierciedla wszystkie istotne dla firmy źródła kosztów, a dane są większości dostępne na bieżąco. Pracownicy kontrolingu mogą skupić się na analizie danych a nie na ich przygotowaniu.

Informacja o kosztach pozwala na kalkulację cen w oparciu o rzetelne i bieżące informacje, zarówno o kosztach zaopatrzenia jak i produkcji. Przed wdrożeniem systemu SAP kalkulacje kosztów wykonywane były tylko na podstawie ogólnych wskaźników. Obecnie można do każdej kalkulacji podejść indywidualnie i uwzględnić szczegółowe informacje o kosztach, ponoszonych na każdym etapie wytwarzania.

SAP ERP w Kamaxie:
  • rachunkowość finansowa (FI);
  • księgowość majątku trwałego (FI-AA);
  • kontroling (CO);
  • gospodarka materiałowa i zaopatrzenie (MM);
  • planowanie i sterowanie produkcją (PP);
  • sprzedaż i dystrybucja (SD).

Kamax używa SAP. Co to oznacza dla Państwa klientów, czy wdrożenie w Kamaxie przyniosło im jakieś korzyści?

Udane wdrożenie systemu SAP świadczy o doskonałej organizacji firmy. Jedną z korzyści dla klienta jest pewność, że procesy obsługi i wytwarzania są nadzorowane przez system, co gwarantuje terminowe i zgodne ze specyfikacją dostawy.

Dodatkowo, nasze wdrożenie obejmuje unikalne rozwiązanie – konsygnację, czyli zarządzanie naszymi towarami dostarczonymi do klienta. Rozwiązanie to pozwala nam na bieżącą kontrolę naszych zapasów u klienta, a klientowi daje pewność, że ten zapas jest zgodny z jego potrzebami i podpisanym kontraktem.

Patrząc z punktu widzenia zarządu Kamaxu – jak można podsumować korzyści z wdrożenia SAP?

Uważam, że podstawowymi korzyściami z wdrożenia SAP, zgodnymi z wytyczonymi celami wdrożenia, jest informacja zarządcza i finansowa, która obecnie jest na czas dostępna dla uprawnionych osób, oraz wprowadzenie zarządzania procesami produkcyjnymi. Dodatkowe korzyści to obsługa procesów biznesowych według zasad skonfigurowanych w systemie SAP, zmniejszająca potencjalne źródła błędów.

Przytoczę tu opinię Członka Zarządu, Głównego Księgowego, Bogusława Zybury „Zdecydowanie łatwiejsze i szybsze tworzenie sprawozdań finansowych”.

Przejdźmy do aspektów informatycznych wdrożenia. Co od strony przygotowania technicznego uważa Pan, że było najbardziej pracochłonne, wymagające, by uruchomić system?

Firma była już wyposażona w odpowiednią strukturę informatyczną, obejmującą min. sieć światłowodową serwer poczty elektronicznej oraz bezpieczny, oparty na firewallu firmy CheckPoint, dostęp do Internetu. Dla potrzeb wdrożenia systemu SAP potrzebna była tylko nieznaczna jej rozbudowa.  Dokonaliśmy wymiany części stanowisk komputerowych oraz, co oczywiste, zakupiliśmy platformę serwerową na potrzeby nowego systemu. Wdrożyliśmy również kompleksowy system wykonywania kopii bezpieczeństwa. Koszty rozbudowy infrastruktury były niewielką częścią kosztów wdrożenia. Najbardziej pracochłonne były szkolenia informatyków, którzy obecnie administrują systemem SAP oraz serwerami na których jest on zainstalowany.

Jak wygląda u Państwa „codzienna” administracja systemem?

Codzienna diagnoza stanu systemu pozwala na wczesne wykrywanie potencjalnych zagrożeń. Dane są analizowane i w przypadkach problemów wykraczających poza obecną wiedzę naszych pracowników, przekazywane są do konsultantów świadczących usługi wsparcia. Pomoc konsultantów to nie tylko wskazanie sposobu rozwiązania problemu, ale także pomoc w jego usunięciu. Większość tych prac odbywa się zdalnie. Dodam, że ilość problemów dotyczących administrowania systemem jest bardzo mała.

Dodatkowo jeden raz w miesiącu w ramach usług centrum kompetencyjnego BCC wykonywany jest kompleksowy przegląd (monitoring) funkcjonowania systemu pod kątem identyfikacji potencjalnych problemów. Wyniki tego przeglądu są również podstawą do ewentualnych korekt w systemie.

Korzystają też Państwo z usługi serwisu aplikacyjnego. Jak wygląda taka usługa i w czym jest pomocna?

W trakcie eksploatacji systemu zawsze pojawiają się problemy lub pytania. Jeżeli problemu nie potrafią rozwiązać sami pracownicy, to jest on zgłaszany przez kierownika Zespołu Roboczego do serwisu aplikacyjnego. BCC udostępniło odpowiednią aplikację, obsługiwaną przez przeglądarkę internetową, która pozwala na zgłaszanie i sprawdzanie stanu realizacji zgłoszenia przez Internet. Konsultanci z serwisu zdalnie diagnozują problem i udzielają odpowiedzi lub zdalnie przygotowują zmiany w konfiguracji systemu. Zmiany te po przetestowaniu są przez administratorów systemu przenoszone na serwer produktywny. 

Jeżeli sposób rozwiązania problemu satysfakcjonuje zgłaszającego, to akceptuje rozwiązanie. Jeżeli nie, to prace konsultantów trwają aż do uzyskania oczekiwanego rezultatu.  Taka forma współpracy pozwala nam na korzystanie z wiedzy doświadczonych konsultantów wtedy, kiedy jest nam niezbędna. Półroczne korzystanie z serwisu aplikacyjnego pokazało, że jest to bardzo dobra forma współpracy.

Czym jest wdrożenie i rozwój SAP z Pana punktu widzenia – jako doświadczenie zawodowe?

Przystępując do realizacji wdrożenia zdawałem sobie sprawę z tego, że jest to wielkie wyzwanie zarówno dla pracowników Kamaxu jak i dla mnie. Zarząd powierzając mi funkcję kierownika projektu obdarzył mnie ogromnym zaufaniem i wsparciem, natomiast ja traktowałem to jako osobiste wyzwanie.

W trakcie wdrożenia, jako kierownik projektu, miałem możliwość współpracy z każdym z zespołów roboczych oraz uczestniczenia w konsultacjach modułowych i międzymodułowych. Często wspólnie rozwiązywaliśmy problemy, jakie pojawiały się podczas wdrożenia.

Poznałem większość procesów biznesowych, jakie są w firmie, oraz ich implementację w systemie SAP. Takie doświadczenia można zdobyć tylko uczestnicząc we wdrożeniu. Posiadana obecnie wiedza pozwala mi analizę i doskonalenie procesów biznesowych, a przez to rozwój systemu SAP.

Również dla wszystkich członków zespołów roboczych była to doskonała okazja do podniesienia swoich kwalifikacji, oraz wiedzy na temat procesów, których są użytkownikami.

To, że ten projekt został zrealizowany zgodnie z zakresem, harmonogramem i kosztami jest przede wszystkim ich zasługą. W tym miejscu chciałbym im oraz wszystkim innym, którzy uczestniczyli w tym projekcie, za wspólną pracę serdecznie podziękować.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiał Grzegorz Grupiński


powrót do listy poradników