SM ROTR: Narzędzia SAP BI w branży mleczarskiej

SAP BI zamiast MS Excel


SM ROTR: Narzędzia SAP BI w branży mleczarskiej

Spółdzielnia Mleczarska ROTR jest jedną z pierwszych firm mleczarskich w Polsce, która z sukcesem zaczęła wykorzystywać system SAP. Swoim podejściem spółka udowodniła, że również firmy średniej wielkości mogą czerpać korzyści z zaawansowanych rozwiązań klasy ERP. Dwa lata po wdrożeniu systemu SAP SPRINT z 7milowym, SM ROTR ponownie stał się przykładem do naśladowania - wdrożył rozwiązania SAP BW i SAP BusinessObjects.

Precyzyjne ustalenie wysokości kosztów produkcji i świadome zarządzanie marżami przez firmy z branży mleczarskiej przekłada się na wygenerowanie zysku lub odnotowanie strat.W przypadku ROTR, przy znacznym rozwoju firmy w ostatnich latach, monitorowanie m.in. dziennej rentowności sprzedaży produktów stało się pracochłonne i obarczone dużym ryzykiem błędów.

Wcześniej stosowane narzędzia do analizy danych, opierające się na makrach i przeliczeniach w plikach MS Excel, nie były już w stanie sprostać coraz bardziej zaawansowanym potrzebom pracowników działu kontrolingu spółdzielni. Ponadto potencjał danych gromadzonych we wdrożonym przed dwoma laty systemie SAP ERP, nie był w pełni wykorzystywany. Wszystkie te czynniki spowodowały, ze podjęto decyzję o wdrożeniu narzędzi SAP Business Intelligence – hurtowni danych SAP BW i aplikacji raportowej SAP BusinessObejcts.

Po zakończonym z sukcesem wdrożeniu systemu SAP SPRINT, przyszedł czas na optymalizację kolejnych obszarów naszej działalności. W przypadku branży mleczarskiej dane o wielkości marż czy kosztów wytworzenia pojedynczego produktu są newralgicznymi informacjami. Również nasze dotychczasowe narzędzia wykorzystywane do analiz stały się niewydolne. Stąd decyzja o rozbudowie rozwiązań SAP o narzędzia analityczne. SAP Business Intelligence pozwoli nam podejmować decyzje w oparciu o aktualne i wysokiej jakości dane, uwzględniające zachodzące na rynku zmiany. Głównym celem projektu była optymalizacja zarządzania finansami oraz sprzedażą" – mówi Mariusz Trojakowski, Prezes Zarządu Spółdzielni Mleczarskiej ROTR.

Jasne cele

Projekt wdrożenia rozwiązań SAP BI, podobnie jak systemu SAP SPRINT, oddano w ręce spółki 7milowy z Grupy BCC, która specjalizuje się w projektach SAP na rynku MŚP. Przed partnerem postawiono jasne cele. Głównym była integracja danych pochodzących z różnych obszarów systemu SAP ERP w jednym repozytorium, które umożliwiłoby łączne raportowanie tych danych w prosty i przejrzysty sposób. Z punktu widzenia ROTR ważnym elementem projektu było zintegrowanie danych funkcjonujących poza systemem SAP, które dotychczas były gromadzone w plikach MS Excel. Dodatkowe dane dotyczyły cen planowanych, norm z uwzględnieniem wersji produktu czy grup materiałowych. ROTR oczekiwał narzędzia, które umożliwi elastyczne i wielowymiarowe analizy z wizualizacji i efektownej prezentacji danych. System miał umożliwić budowanie łatwych i szybkich raportów, z uwzględnieniem wysokiego poziomu zabezpieczeń i ochroną przed nieautoryzowanym dostępem.

W założeniach biznesowych projektu uwzględniono również zdobycie przez pracowników ROTR umiejętności posługiwania się tym narzędziem. Użytkownicy SAP BI mieli nie tylko odtwarzać dane ze skonfigurowanych raportów, ale także samodzielnie tworzyć zapytania oraz dostosowywać ich wglądy i wizualizacje do własnych preferencji.

SAP BI w 4 miesiące

Wdrożenie rozpoczęło się w styczniu 2012 r. Pierwszy etap dotyczył zbudowania koncepcji systemu BI przy uwzględnieniu oczekiwań biznesowych ROTR. Zespół projektowy składał się z konsultantów 7milowego, BCC oraz pracowników działu kontrolingu SM ROTR. Na etapie koncepcji przeanalizowano potrzeby analityczne spółdzielni, ze szczególnym uwzględnieniem dwóch kluczowych raportów - sprzedaży i rentowności. To właśnie one okazały się największym wyzwaniem, nie tylko na etapie koncepcji, ale i w fazie właściwego wdrożenia. Raport sprzedaży miał łączyć newralgiczne dane dotyczące:

  • cen planowanych i norm,
  • ilości sprzedaży oraz przychodów z systemu transakcyjnego SAP,
  • wielkości produkcji i kosztów bezpośrednich.

Raport rentowności produktów z kolei miał zawierać dane dotyczące:

  • kosztów bezpośrednich i pośrednich produktów oraz kosztów ogólnych,
  • wielkości produkcji,
  • ilości i wartości sprzedaży – z uwzględnieniem rabatów.

Samo połączenie danych z różnych obszarów na jednym raporcie nie stanowiło problemu – takie jest zadanie stojące przed hurtownią danych. Wyzwaniem wdrożeniowym okazało się pozyskanie tych danych z uwzględnieniem wymiarów, które nie były możliwe do uzyskania bezpośrednio z systemu transakcyjnego dla wszystkich analizowanych obszarów.

Po fazie koncepcji, już w lutym 2012 r., nastąpił etap właściwej implementacji rozwiązania. Ze względów bezpieczeństwa zdecydowano się na instalację i utrzymanie dwóch systemów – testowo-rozwojowego i produktywnego. Do osiągnięcia założonych celów, hurtownia danych SAP BW została zintegrowana z systemem SAP w celu pobrania danych transakcyjnych m.in. z obszaru finansowego, gospodarki materiałowej, sprzedaży i dystrybucji. Równocześnie dla potrzeb raportów sprzedaży i rentowności, konieczne było zaczytanie danych plikowych dotyczących m.in. norm materiałów i cen. Elementem prac wdrożeniowych były szkolenia kluczowych użytkowników systemu SAP BI z zakresu tworzenia raportów i ich wyświetlania w rozwiązaniu SAP BusinessObjects. Odbył się także warsztat na temat tworzenia obiektów w oparciu o utworzone zapytania i definiowania na ich podstawie wcześniej utworzonych raportów

Po testach konfiguracji i poprawności danych, nastąpił start produkcyjny. Na początku kwietnia uruchomiono codzienne ładowanie danych i tym samym umożliwiono pracownikom ROTR aktywne korzystanie z systemu SAP BW za pośrednictwem funkcji SAP BusinessObjects.

Narzędzie jest dostępne poprzez przeglądarkę internetową. Tą samą drogą można dokonywać zmian konfiguracyjnych i administrować rozwiązaniem. Ponadto aplikacja wspiera współdzielenie danych oraz zapewnia sprawną integrację z narzędziami Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).

"Wdrożenie rozwiązań SAP BI zostało przeprowadzone w modelowy sposób – zgodnie z ustalonym w umowie terminie i bardzo płynnie. Nie odnotowaliśmy żadnych tematów spornych. 7milowy udowodnił, że doskonale się sprawdza jako partner również w projektach analitycznych SAP" – mówi Mariusz Trojakowski. "Zależało nam przede wszystkim na otrzymaniu zaawansowanego narzędzia z dużymi możliwościami, które będzie jednocześnie łatwe i przyjazne w obsłudze. Czasami ciężko połączyć takie wymagania, jednak powiązanie rozwiązania hurtowni danych SAP z możliwościami raportowymi BusinessObjects było doskonałym zabiegiem. Udało się nam również zrealizować inny cel projektu – aktywne wykorzystanie narzędzia. Pracownicy zostali świetnie przeszkoleni i aktualnie sami mogą tworzyć interesujące ich raporty. Dzięki temu możemy w 100% wykorzystywać możliwości nowych rozwiązań".

Spijamy śmietankę

Głównymi użytkownikami rozwiązań SAP BI w ROTR są pracownicy zespołu kontrolingu. Niemniej, ze względu na zakres przejętych danych do BW, w tym księgi dostawców i odbiorców, gospodarkę materiałową, finanse i księgowość, z rozwiązania korzystać mogą też inne zespoły.

Dzięki szkoleniu w zakresie tworzenia zapytań w rozwiązaniu BusinessObjects pracownicy ROTR są aktywnymi użytkownikami narzędzia - samodzielnie tworzą raporty zgodnie z aktualnymi potrzebami informacyjnymi firmy.

 
Głównymi korzyściami z implementacji rozwiązań SAP BI  w ROTR jest oszczędność czasu przy generowaniu raportów i mniejsze ryzyko wystąpienia błędów. Ponadto wdrożenie SAP BW przyczyniło się znacznie do uelastycznienia analiz w raportach, np. umożliwiło analizowanie w dodatkowych wymiarach: „po przedstawicielach handlowych” i „wersjach produktów”. Dotychczas analiza w tych wymiarach, szczególnie kosztów, była utrudniona ze względu na konieczność korzystania z różnych danych źródłowych systemu transakcyjnego i konieczność dokonywania dodatkowych przeliczeń.

"Działamy na konkurencyjnym rynku i dotyczą nas takie same reguły gry jak innych firm. Jeżeli chcemy aktywnie konkurować o klientów, musimy dysponować precyzyjnymi danymi biznesowymi. Czas narzędzi MS Excel odchodzi do lamusa, szczególnie dla firm pretendujących do umacniania swojej pozycji na rynku. Firmy średniej wielkości powinny inwestować w narzędzia analityczne, bo dane na temat kosztów produkcji, struktury klientów czy nierentownych produktów generowane ze starych rozwiązań IT mogą być nieprecyzyjne. A w naszej branży musimy przykładać wagę do każdego grosza. SAP BI pomoże nam odnaleźć utracone złotówki" – dodaje Mariusz Trojakowski.

ROTR Spółdzielnia Mleczarska w Rypinie to nowoczesny producent mleka i wyrobów mleczarskich sprzedawanych pod rodzimą nazwą Delik i Blanco. Artykuły, które są produkowane w ROTR to: mleko i śmietanki UHT, sery, mleko w proszku oraz galanteria: śmietana i jogurt naturalny, masło. Więcej informacji na: www.rotr.pl

powrót do listy poradników