Rollout dla dużych, alternatywa dla mniejszych

SAP Business One dla małych oddziałów handlowych


Rollout dla dużych, alternatywa dla mniejszych

Rollout SAP ERP do mniejszej spółki handlowej nie zawsze ma uzasadnienie ekonomiczne. Czy to oznacza, że korporacja jest skazana na pozostawienie części swoich oddziałów poza nawiasem swojego środowiska SAP? Niekoniecznie, jeśli weźmie pod uwagę alternatywę: rozwiązanie SAP Business One.

Prowadzenie biznesu w skali międzynarodowej, nawet jeśli jest to tylko kilka krajów, to spore wyzwanie. Dlatego przedsiębiorstwa działające międzynarodowo wykorzystują system SAP ERP. System jest w pierwszej kolejności implementowany w centrali lub kluczowym podmiocie w grupie jako wzorzec korporacyjny SAP ERP. Przygotowany template SAP jest następnie rolloutowany (przenoszony) do pozostałych spółek w grupie – produkcyjnych i handlowych, z większym lub mniejszym dostosowaniem systemu do lokalnej specyfiki.

W ten sposób grupa unifikuje rozwiązania IT i model biznesu, oraz usprawnia globalny przepływ informacji. Innym, równie często spotykanym modelem jest udostępnienie oddziałom zamiejscowym końcówek systemu centralnego. W takim przypadku lokalny podmiot nie ma jednak żadnego wpływu na funkcjonalność systemu - jest wyłącznie użytkownikiem aplikacji.

Taka unifikacja ma swoje niezaprzeczalne atuty. Wymiana informacji przebiega bez problemów i w czasie rzeczywistym, raportowanie jest ułatwione i ujednolicone, łatwiej przygotować skonsolidowane dane finansowe, a procesy bez względu na swoją lokalizację są ustandaryzowane. Jedno, centralnie utrzymywane i administrowane rozwiązanie SAP generuje mniejsze koszty w dłuższej perspektywie. Takie podejście jest już sprawdzoną i obowiązującą na całym świecie praktyką.

Jeśli nie rollout SAP ERP, to co?

Rollout systemu SAP ERP z centrali do nowej jednostki jest przedsięwzięciem wymagającym, angażującym czasowo i jednocześnie generującym określone koszty wewnętrzne (czas pracowników centrali i oddziału) i usług zewnętrznych (usługi wdrożeniowe, szkoleniowe). Do tego dochodzi koszt zakupu licencji na oprogramowanie SAP dla użytkowników systemu ze spółki objętej rolloutem.

Wszystkie te koszty są w pełni uzasadnione, gdy mamy do czynienia z dużym oddziałem produkcyjnym lub produkcyjno-handlowym. Wysoki stopień złożoności procesów biznesowych, setki lub tysiące pracowników wymagają, by wdrożone rozwiązanie było w stanie kompleksowo obsłużyć działania jednostki.

Tymczasem w strukturach wielu grup kapitałowych licznie reprezentowane są również oddziały handlowe. To zazwyczaj kilkunasto- lub kilkudziesięcioosobowe firmy, których głównym zadaniem jest sprzedaż i marketing produktów firmy na lokalnym rynku. Ich wymagania biznesowe wobec systemu są w związku z tym bez porównania mniejsze – skupione na działaniach z obszaru finansowego, sprzedaży i dystrybucji. Nie potrzebują rozwiązań takich SAP ERP. Do sprawnej pracy handlowej wystarczy znacznie mniejsze rozwiązania IT.

W przypadku mniejszych spółek handlowych grupy kapitałowe często rezygnują z rolloutów SAP ERP, optymalizując swój budżet na IT. Decydują się na wdrożenia systemów finansowo-księgowych dostępnych na lokalnych rynkach, lub też wprowadzają do środowiska IT drugi, mniejszy system ERP spoza oferty SAP, służący jako standard dla mniejszych oddziałów. Jednak oba te podejścia mają swoje zasadnicze wady.

W pierwszym przypadku (zakup różnych, mniejszych aplikacji FK) pojawia się problem utrudnionego dostępu do aktualnej informacji zarządczej. Mimo mniej lub bardziej udanej integracji rozwiązań różnych producentów, część danych spółki na pewno będą dostarczać do centrali „ręcznie”. Dane raportowane są z opóźnieniem, w niejednolity sposób i obarczone błędami, nieuniknionymi przy takim modelu działania. Konsekwencją jest utrudnione zarządzanie zarówno w perspektywie operacyjnej (planowanie produkcji, polityka handlowa), jak i strategicznej (ocena raportowanych wyników spółek).

W drugim scenariuszu (mniejszy system innego producenta jako drugi standard korporacyjny) łatwiej co prawda raportować wyniki, ale dochodzą znaczące koszty wprowadzenia i utrzymywania dwóch różnych technologii w korporacji, a także koszty budowy i utrzymywania interfejsów między tymi „dwoma światami”. Dołóżmy do tego koszty przechodzenia spółek z mniejszego rozwiązania na korporacyjny SAP – co z pewnością zdarzy się, gdy dany oddział rozwinie działalność – wówczas ponosimy koszty wdrożenia dwukrotnie…

Jak zatem połączyć oczekiwania biznesowe z racjonalnym budżetem IT?

Złoty środek, a raczej złota alternatywa

Alternatywnym rozwiązaniem ERP dla mniejszych spółek w grupach kapitałowych, których centrale korzystają z SAP ERP, jest system SAP Business One – elastyczne rozwiązanie dla mniejszych firm, rozwijane przez SAP AG od 2002 r. System SAP Business One to rozwiązanie przygotowane przez SAP z myślą o małych przedsiębiorstwach. Wspiera działalność firmy w kluczowych obszarach - sprzedaży, obsłudze klienta, zakupach, obsłudze magazynu, finansach i zarządzaniu danymi pracowników.

Praktyka udowadnia, że funkcjonalności oferowane w standardzie SAP Business One spełniają potrzeby mniejszych spółek, a do takich należą oddziały handlowe korporacji. Taki model działania jest już wykorzystywany w praktyce przez korporacje na całym świecie. Aktualnie ponad 250 firm działających na SAP ERP korzysta z SAP Business One w ponad 1500 oddziałach.

Dlaczego?

Centralny punkt widzenia

Przede wszystkim SAP Business One można z dużą łatwością zintegrować z rozwiązaniem SAP ERP działającym w centrali. Producent oprogramowania przygotował gotowe narzędzie (B1IF - Business One Integration Framework), które umożliwia szybkie i sprawne połączenie obu rozwiązań oraz wymianę danych między ich środowiskami. Korzystając z gotowych narzędzi centrale mają pewność, że procesy wymiany danych będą realizowane poprawnie i bez opóźnień. W przypadku integracji rozwiązań różnych producentów nie mamy tej gwarancji – prace wdrożeniowe mogą się przedłużać, a utrzymanie złożonych środowisk iintegracyjnych będzie generować większe koszty w dłuższym okresie.

Wdrożenia SAP Business One w spółce zależnej jako alternatywa do klasycznego rolloutu SAP ERP to także policzalne korzyści finansowe dla grupy. Lokalna instalacja systemu wymaga mniejszego budżetu niż rollout SAP ERP i jest szybciej przeprowadzana. Wdrożenie systemu trwa od kilku do kilkunastu tygodni wraz ze szkoleniami użytkowników kluczowych. Również licencjonowanie SAP Business One jest inne niż w przypadku systemu SAP ERP, więc rozwiązanie może zostać sfinansowane z lokalnego budżetu firmy. Z kolei platforma integracyjna B1iF (Business One Integration Framework) jest dostarczana bezpłatnie, więc budżet na połączenie obu rozwiązań jest znacznie niższy niż projekt integracji SAP z rozwiązaniem innego producenta.

Dla kogo SAP Business One w korporacji korzystającej z SAP ERP

  • oddziały handlowe w krajach o mniejszej skali działalności firmy
  • biura handlowe w krajach, w których główna spółka korzysta z SAP ERP
  • stali partnerzy biznesowi w tym np.:
    • dystrybutorzy
    • autoryzowane firmy serwisowe
    • franczyzobiorcy

Z lokalnej perspektywy

Do korzyści istotnych z punktu widzenia centrali dołóżmy jeszcze lokalny punkt widzenia.

Jak powyżej wspomniano, spółka otrzymuje w pełni funkcjonalne narzędzie zarządzania firmą. Oprócz tego, SAP Business One otwiera przed spółką wiele innych możliwości wsparcia swojego biznesu.

Jedną z nich jest zdalny dostęp do systemu bez względu na miejsce – szczególnie w kontekście pracowników, którzy działają w terenie. SAP Business One jest rozwiązaniem, które uwzględnia trend określany jako „mobility”. System m.in. udostępnia bezpłatnie aplikacje na iPhone`y oraz iPad`y. Z możliwości systemu na smartfony może korzystać również kadra zarządzająca - sprawdzać raporty, zarządzać procesami autoryzacji, weryfikować plany sprzedażowe.

Korzystanie z SAP Business One oznacza też możliwość wdrożenia licznych komplementarnych rozwiązań, przygotowywanych przez firmy partnerskie.

Dodatkowo system, wg opinii użytkowników kluczowych, jest rozwiązaniem intuicyjnym w obsłudze – co w przyszłości pozwoli szybko i łatwo wdrażać nowe osoby do pracy.
W dłuższej perspektywie czasu również i w tym sensie zmniejsza to koszt utrzymania systemu.

Rollout SAP ERP czy lokalne wdrożenie SAP Business One? W części korporacji tę decyzję podejmują centrale. W innych organizacjach oddziały lokalne mają istotny wpływ na wybór rozwiązania dla siebie. Jednak w każdym przypadku można stwierdzić, że przy planowaniu strategii IT międzynarodowe firmy zyskały kolejną, godną uwagi alternatywę.

SAP Business One w liczbach

  • ponad 250 dużych przedsiębiorstw używa SAP Business One w ponad 1500 podmiotach zależnych
  • ponad 35 000 klientów na świecie
  • ponad 500 000 użytkowników
  • instalacje w ponad 130 krajach

powrót do listy poradników