Wdrożenie systemu ERP wymaga uporządkowanego sposobu działania. Należy określić cele i mierniki ich realizacji, zaplanować harmonogram prac i wyznaczyć osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania.
Właściwa metodyka
Wdrożenie systemu informatycznego to złożone przedsięwzięcie, a jego efekty mają wpływ na kondycję operacyjną i finansową przedsiębiorstwa. Dlatego tak ważna jest sprawdzona metodyka działania. Metodyka SPRINT, oferowana przez 7milowego, gwarantuje bezpieczeństwo powodzenia projektu i maksymalizację korzyści z wdrażanego systemu. W ramach SPRINT 7milowy określa także zasady monitorowania statusu realizowanych prac oraz ingerowania w ich przebieg w przypadku odchyleń od zakładanych wartości.
Na metodykę 7milowego składają się:
• harmonogram projektu, czyli szczegółowy plan działań wyodrębnionych w pięciu fazach
• regulaminy i procedury, czyli określenie sposobu realizacji działań w poszczególnych fazach
• struktura organizacyjna projektu, mówiąca kto będzie realizował poszczególne zadania wraz z określeniem koniecznych zasobów i narzędzi
Faza I – przygotowanie projektu
W I fazie wybierani są Kierownicy Projektu i powoływane są Zespoły Robocze, przewidziane do realizacji wdrożenia po stronie Klienta i firmy 7milowy. Zarządzanie projektem przejmuje Komitet Sterujący. Ponadto określa się i zabezpiecza zasoby do prowadzenia projektu, takie jak stanowiska robocze, sale, rzutniki etc. Przygotowywane są dokumenty: Karta Projektu, zawierająca definicję i cele projektu wdrożeniowego oraz Regulamin Projektu, opisujący zasady pracy i wymiany informacji podczas trwania projektu. Koniec fazy I stanowi zatwierdzenie Karty i Regulaminu Projektu przez Komitet Sterujący.
Faza II – weryfikacja koncepcji
W II fazie opracowywany jest dokument zwany Koncepcją Wdrożenia, który stanowić będzie podstawę prowadzonych prac wdrożeniowych. Koncepcja powstaje we współpracy konsultantów wdrożeniowych 7milowego z Klientem. W trakcie prac weryfikowane są zawarte w metodyce SPRINT gotowe rozwiązania biznesowe pod kątem ich użyteczności do potrzeb Klienta. Do propozycji przebiegu procesów wprowadzane są zmiany i rozszerzenia uwzględniające specyfikę danego przedsiębiorstwa. W ramach działań fazy II przygotowywane jest także środowisko testowo-rozwojowe. Polega to na zainstalowaniu i konfiguracji serwera testowo-rozwojowego, na którym instalowany jest wzorcowy, gotowy do użytku system ERP. Po zatwierdzeniu Koncepcji Wdrożenia przez Komitet Sterujący następuje przejście do kolejnego etapu projektu.
Faza III – weryfikacja prototypu i testy
Faza III dotyczy implementacji zmian i rozszerzeń w procesach zaproponowanych w Koncepcji. Zmiany są wprowadzane przez konsultantów 7milowego na zainstalowany w fazie II system, a zaangażowanie ze strony pracowników Klienta jest sprowadzone do minimum. Po wprowadzeniu zmian konfiguracyjnych następuje etap testów funkcjonalnych. Testy prowadzone są na gotowym prototypie systemu Klienta na podstawie wcześniej przygotowanych planów testów. Faza III kończy się zatwierdzeniem przez Komitet Sterujący wyników przeprowadzonych testów.
Faza IV – przygotowanie do startu produktywnego
W tej fazie projektu podejmowane są następujące działania:
• instalacja i konfiguracja serwera produktywnego oraz przeniesienie prototypu systemu
• przygotowanie i prowadzenie migracji danych z wykorzystaniem narzędzi SPRINT
• uzupełnienie instrukcji użytkownika o funkcje specyficzne dla Klienta
• szkolenia użytkowników końcowych
• przygotowanie do wprowadzenia bilansów otwarcia
Końcem fazy IV jest osiągnięcie i zatwierdzenie przez Komitet Sterujący gotowości do startu produktywnego systemu.
Faza V – start i wsparcie
Faza V oznacza start produktywny wykorzystania systemu. Użytkownicy zaczynają wprowadzać dokumenty, dokonywać rozliczeń oraz wykonywać raporty. Konsultanci 7milowego pomagają pracownikom Klienta w rozwiązywaniu bieżących problemów i dochodzeniu do sprawności w użytkowaniu systemu. 7milowy oferuje 8 tygodni bezpłatnego wsparcia powdrożeniowego i wspólne zamknięcie dwóch pierwszych okresów obrachunkowych w systemie. Faza V kończy się zwykle po zamknięciu drugiego okresu obrachunkowego w systemie SPRINT.
Wdrożenie systemu informatycznego to złożone przedsięwzięcie, a jego efekty mają wpływ na kondycję operacyjną i finansową przedsiębiorstwa. Dlatego tak ważna jest sprawdzona metodyka działania. Metodyka SPRINT, oferowana przez 7milowego, gwarantuje bezpieczeństwo powodzenia projektu i maksymalizację korzyści z wdrażanego systemu. W ramach SPRINT 7milowy określa także zasady monitorowania statusu realizowanych prac oraz ingerowania w ich przebieg w przypadku odchyleń od zakładanych wartości.
Na metodykę 7milowego składają się:
• harmonogram projektu, czyli szczegółowy plan działań wyodrębnionych w pięciu fazach
• regulaminy i procedury, czyli określenie sposobu realizacji działań w poszczególnych fazach
• struktura organizacyjna projektu, mówiąca kto będzie realizował poszczególne zadania wraz z określeniem koniecznych zasobów i narzędzi
Faza I – przygotowanie projektu
W I fazie wybierani są Kierownicy Projektu i powoływane są Zespoły Robocze, przewidziane do realizacji wdrożenia po stronie Klienta i firmy 7milowy. Zarządzanie projektem przejmuje Komitet Sterujący. Ponadto określa się i zabezpiecza zasoby do prowadzenia projektu, takie jak stanowiska robocze, sale, rzutniki etc. Przygotowywane są dokumenty: Karta Projektu, zawierająca definicję i cele projektu wdrożeniowego oraz Regulamin Projektu, opisujący zasady pracy i wymiany informacji podczas trwania projektu. Koniec fazy I stanowi zatwierdzenie Karty i Regulaminu Projektu przez Komitet Sterujący.
Faza II – weryfikacja koncepcji
W II fazie opracowywany jest dokument zwany Koncepcją Wdrożenia, który stanowić będzie podstawę prowadzonych prac wdrożeniowych. Koncepcja powstaje we współpracy konsultantów wdrożeniowych 7milowego z Klientem. W trakcie prac weryfikowane są zawarte w metodyce SPRINT gotowe rozwiązania biznesowe pod kątem ich użyteczności do potrzeb Klienta. Do propozycji przebiegu procesów wprowadzane są zmiany i rozszerzenia uwzględniające specyfikę danego przedsiębiorstwa. W ramach działań fazy II przygotowywane jest także środowisko testowo-rozwojowe. Polega to na zainstalowaniu i konfiguracji serwera testowo-rozwojowego, na którym instalowany jest wzorcowy, gotowy do użytku system ERP. Po zatwierdzeniu Koncepcji Wdrożenia przez Komitet Sterujący następuje przejście do kolejnego etapu projektu.
Faza III – weryfikacja prototypu i testy
Faza III dotyczy implementacji zmian i rozszerzeń w procesach zaproponowanych w Koncepcji. Zmiany są wprowadzane przez konsultantów 7milowego na zainstalowany w fazie II system, a zaangażowanie ze strony pracowników Klienta jest sprowadzone do minimum. Po wprowadzeniu zmian konfiguracyjnych następuje etap testów funkcjonalnych. Testy prowadzone są na gotowym prototypie systemu Klienta na podstawie wcześniej przygotowanych planów testów. Faza III kończy się zatwierdzeniem przez Komitet Sterujący wyników przeprowadzonych testów.
Faza IV – przygotowanie do startu produktywnego
W tej fazie projektu podejmowane są następujące działania:
• instalacja i konfiguracja serwera produktywnego oraz przeniesienie prototypu systemu
• przygotowanie i prowadzenie migracji danych z wykorzystaniem narzędzi SPRINT
• uzupełnienie instrukcji użytkownika o funkcje specyficzne dla Klienta
• szkolenia użytkowników końcowych
• przygotowanie do wprowadzenia bilansów otwarcia
Końcem fazy IV jest osiągnięcie i zatwierdzenie przez Komitet Sterujący gotowości do startu produktywnego systemu.
Faza V – start i wsparcie
Faza V oznacza start produktywny wykorzystania systemu. Użytkownicy zaczynają wprowadzać dokumenty, dokonywać rozliczeń oraz wykonywać raporty. Konsultanci 7milowego pomagają pracownikom Klienta w rozwiązywaniu bieżących problemów i dochodzeniu do sprawności w użytkowaniu systemu. 7milowy oferuje 8 tygodni bezpłatnego wsparcia powdrożeniowego i wspólne zamknięcie dwóch pierwszych okresów obrachunkowych w systemie. Faza V kończy się zwykle po zamknięciu drugiego okresu obrachunkowego w systemie SPRINT.
