Systemy wspomagające zarządzanie firmą są określane skrótem ERP, co oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning). System ERP pomaga planować potrzeby materiałowe i wykorzystywać zasoby firmy w taki sposób, aby zaspokoić potrzeby klientów przy jak najniższym koszcie. W grę wchodzi takie zaplanowanie zamówień od dostawców i zleceń produkcyjnych, aby była spełniona podstawowa zasada nowoczesnego zarządzania: właściwy zasób (surowiec, materiał, detal, wyrób), właściwy pracownik, we właściwym miejscu we właściwym czasie. Wiąże się to z ograniczeniem zapasów do niezbędnego minimum, ciągłym śledzeniem i rozliczaniem kosztów, optymalnym wykorzystaniem zasobów.
System ERP sprawia, że rośnie samodzielność pracowników. Każdy z nich może mieć swobodny dostęp do przekrojowych analiz i wszelkich danych w systemie, które są automatycznie aktualizowane. Użytkownik systemu może w ramach jednego raportu przemieszczać się po danych wprowadzanych przez osoby z różnych działów i jest w stanie szybko dojść aż do źródłowych dokumentów.
Jednym z wielu przykładów dynamicznych raportów w systemach ERP jest rachunek przepływów pieniężnych, który oprócz funkcji eksploracji danych, umożliwia analizę danych wstępnie wprowadzonych, oraz pobieranie z historii płatności średnich terminów opóźnień dla poszczególnych kontrahentów.
W systemie ERP wymiana informacji następuje natychmiastowo, a dane aktualizowane są na bieżąco. Dzięki temu w każdej chwili możemy dowiedzieć się jakie są np. stany magazynowe, jaka jest produkcja w toku, czy wyprodukowane towary zostały już wysłane do klientów. Dostępność informacji od ręki oznacza również, że czas generowania raportów jest bardzo krótki.
Jeden drugiemu nierówny
Na polskim rynku są dziesiątki dostawców, oferujących rozwiązania nazywane potocznie systemami ERP. Wiele z nich to proste, ograniczone funkcjonalnie i technologicznie rozwiązania, których czas życia w firmie nieuchronnie kończy się, gdy firma chce się rozwijać, kiedy wymagania osób zarządzających wobec funkcji i raportów rosną.
Jeśli chce się uniknąć ponownej inwestycji za 2 czy 3 lata, związanej z koniecznością zakupu nowego, bogatszego rozwiązania, trzeba zdecydować się na system, który nie będzie ograniczeniem, a pomocą w zmieniającej się i rosnącej firmie. Takich systemów na rynku jest bardzo niewiele.
Wysokiej klasy systemy ERP, ze względu na ich rozwojowość i szerokie możliwości rozbudowy, nazywane są systemami na lata. Zwiększenie lub całkowita zmiana asortymentu produkcji, powstanie kolejnych oddziałów firmy, kilkakrotny wzrost liczby pracowników nie powodują konieczności kosztownej i czasochłonnej zmiany systemu.
- zwiększenia sprzedaży o 16-28%
- zwiększenia wydajności o 10-16%
- zmniejszenia kosztów zakupu o 7-11%
- zmniejszenia zapasów o 17-75%
- usprawnienia kontroli jakości
- skrócenia czasu produkcji
- wyeliminowania zbędnych części i materiałów.
Potrzebny dla Zarządu
Bez dostępności aktualnej i rzetelnej informacji niemożliwe jest podejmowanie trafnych decyzji. System ERP – integrujący wszystkie istotne funkcje w firmie (finanse, zaopatrzenie i gospodarka materiałowa, produkcja, sprzedaż i dystrybucja) zapewnia taką informację.
W firmie, która nie posiada dobrego systemu ERP, możliwości skutecznego zarządzania są znacznie ograniczone. Kilka przykładów:
• żeby móc decydować o skoncentrowaniu się na najbardziej rentownych produktach i odbiorcach, trzeba posiadać informacje o ich rentowności
• żeby szukać źródeł oszczędności, należy dysponować rzetelnymi danymi o kosztach i miejscach ich powstawania
• optymalne wykorzystywanie zasobów pieniężnych wymaga dostępu do rzetelnych prognoz wpływów i wypływów pieniężnych
• optymalne zarządzanie zapasami (w tym m.in. skracanie czasu rotacji zapasów) wymaga aktualnych informacji o ilościach i wartościach zapasów
• lepsza obsługa klienta (np. skrócenie czasu realizacji zamówień) wymaga, by dział sprzedaży znał aktualne dane o zapasach produktów lub potrafił precyzyjnie określić termin dostawy (dzień i godzina).
Z tych i wielu innych powodów system ERP jest konieczny, żeby móc ograniczać koszty i stymulować wzrost sprzedaży.
